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服务站会议组织

2014-01-16 17:31

农牧优品服务站会议组织流程

 

一、会议目的:通过规范的会议流程,形成高效率、高标准、可持续的组织模式,使会议有序开展,达成预期的会议目标。

二、适用范围:适用于公司组织的产品推广会和服务站培训推广会.

三、职责权限:

1、商务部:负责会议推广申请的提交,会前协调和会议期间客户接洽和服务工作,对会议组织和开展的全程负主要责任;会后简讯、报道、会议统计表和会议总结的提交;分配技术讲课人员,准备会议培训内容;做好会场服务;会后关于技术服务工作的总结。

2、产品项目部:负责《产品推广会申请表》的审核;每月填写《农牧优品平台各服务站产品推广会汇总表》(见下表附件五),每月底前提交总经理,会议所需的资料准备;配合技术服务部和微商部做好会前准备工作。

4、综合办公室:负责协助产品项目部和商务部做好会议安排、简讯的发送、会议费用的初审等内容。

四、具体工作流程:

 1促销方案确定

明确会议目的,确定会议类型。推广会主要分为两类:

①平台及服务站推介会:目的是宣传农牧优品平台文化和服务站的推广,通过技术力量和平台宣传扩大品牌影响力,会上不搞促销。

②产品促销会:目的在于平台产品的销售,核心在于会议期间促销平台公司产品,现场接单,所有工作围绕抓赞助单位订单为核心,通过赞助单位技术讲座和服务站的宣传提升企业品牌的知名度,从而引导客户现场订货,提高销量,增加市场份额。

2、会议申请流程:商务部或服务站结合当地的实际情况,提前两周提出会议申请,详细填写《产品推广会申请表》(见下表附件一)发送至综合办公室翟梦迪处,翟梦迪审核签字后上交总经理,经总经理审批签字后,由刘蕾回传给申请人。

3、客户邀请流程: 具体包括以下几点:

①会议时间的选定:会议时间的选定一定要有效的结合于市场需求、产品的性质、服务站店里的其他产品的会议时间等因素,选择最好的时机。 

②邀请函:要求目的明确,内容具体但要描述简练,(内容包括:会议主题、会议时间、会议地点、主讲人简介等) 突出重点来吸引重点核心客户参会。

③短信提醒:会议前三天用短信提醒客户到会的时间和地点(每天提醒一次),让客户认识到我们对本次会议的重视和对客户的重视。

④电话确认:会议前一天下午之前以电话形式与所有邀请的客户确认出行情况,以示关心,并且可以在会前确认到会人数。

4、会务准备流程:

①酒店预订:会前一周预订好酒店,和客户确定好需要多少房间并谈好价格,做好预订选择环境卫生、价格适中、交通便利为主,对附近餐饮、交通、景点等信息要掌握,以备方便客户出行。

会场准备:会前实地选择会场,确定后要亲自确定会议室内所用物品按时到位:麦克风、投影仪、签到册、投影幕布、纸、笔、讲台、课桌、条幅、迎宾牌,酒店有的要亲自确定可以正常使用,条幅要提前在当地制作好,上述物品酒店不能提供的的,要提前与公司办公室人员联系准备。(备注:要求所有物品摆放整齐有序)

③公司需准备的物品:产品项目部准备会议所需宣传资料、易拉宝、公司宣传PPT、录音笔或录像机等,会议前三天确定好会议主持人。

  用餐准备:提前确定好用餐地点,选择卫生,价格适中,距离入住酒店较近的地点,桌餐要考虑白酒、啤酒、饮料等需每桌至少一瓶。会议前一天晚上邀请三至四位大客户和讲课老师一起共进晚餐,增进交流,增加抓单机会为会议的促销成交量奠定基础。

⑤内部工作分配:会议前晚公司内部人员明确分工,各负其责,避免会上手忙脚乱,分工内容包括:签到、导餐、协助老师讲课、送客、结帐、收房卡、电话联系客户准时到会。

5、会议期间工作:

①申请人根据会前对参会人员的分工负责整体安排和会场服务。

②商务部负责培训会主题,产品知识宣讲,及现场问答,要求内容充实。

6、会议后期工作流程:

①反馈:申请人要在会议结束当日书写简讯(内容包括会议时间、地点、会议内容、会议订货量及会场效果等信息)至公司综合办公室翟梦迪处,翟梦迪会以短信通报的形式发给农牧优品的服务站。

致谢:申请人次日以电话或短信的方式给所有参会的客户致谢。

③报道:申请人在会议结束2日内将会议报道(以文字加图片的形式描述会议情况)发给技术部侯浩然处,总经理审批后上传到公司网站。并提交参会人员登记表(要求原始表和电子版一并提交)。

④总结:申请人在会议结束2日内内将《技术推广会统计表》(见下表附件二)和会议总结(包括会场情况、订货量、投入成本、此次会议成功的地方、不足的地方及应发扬和改进之处)发至总经理。会议费用填写《推广会费用明细表》(见下表附件三)、总经理审批后的《会议申请表》、及对应费用的发票一并粘贴、登记,统一寄到公司销售部,根据财务制度进入正常报销流程。

⑤回访:会上的订单要争取第一时间把货快速的送到客户指定的地点,并确保公司产品的正确使用方法,跟踪使用情况。因其他原因未能到会或者到会没有签单的客户要及时回访以达到能够让他最终签单的目的!    

 

 

 

产品推广、服务站会议组织流程


商务部或服务站提出推广会申请

image  
技术推广会申请表
 

                             产品项目部

image



赞助厂家赞助方案

                             产品项目部

客户邀请,会议前期准备,参会人员工作安排
 

商务部

image



                          服务站

会议开展
 

总结,效果评价 会后回访
 

image                          商务部




 

 

 

 

附件一:

农牧优品服务站产品推广会申请表

                                                           编号No:

申请人

 

会议主题

 

会议日期

 

会议地点

 

公司参会人员

 

客户数量

 

会议形式

 

预计销量

 

申请理由及此次会议目的

 

邀请对象

 

邀请授课老师及培训内容

授课老师:

授课内容:

授课要求: 

会议所需资料

 

预算费用明细

 

 

合计:

        

技术部意见

 

 

签名:                                   

日期:

总经理意见

 

 

 

                            

签名:                                      

日期:

附件二:

农牧优品服务站产品推广会统计表

                                                           编号No:

会议主题

 

会议日期

 

会议地点

 

申 请 人

 

本次会议完成指标

 

①客户邀约率=满足应邀条件的客户数量/邀请客户数量*100%

 

 

 

②客户到场率=实际参加会议客户数量/邀请参加会议客户数量 *100%   

 

 

 

③现场签单率=现场客户签合同数量/实际参加会议客户数量*100%

 

 

 

④会后成交率=会后签合同数量/实际参加会议客户数量*100%

 

 

 

 

本次会议需要改进或需要公司支持的内容

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件三 :

农牧优品服务站推广会费用明细表:

 

会议名称:

会议时间:          

序号

项目

明细

单据数量

金额

备注

1

交通费

车费(火车、飞机等)

 

 

 

市内交通费(出租等)

 

 

 

2

会务用费

住宿费

 

 

 

餐费

 

 

 

酒水、茶歇等

 

 

 

礼品费

 

 

 

会议室租用等

 

 

 

3

宣传费用

条幅制作费

 

 

 

宣传资料运输保管费等

 

 

 

其他费用

 

 

 

4

其他费用

 

 

 

 

 

 

   

 

 

 

                                   领款人:

 附件四 :

             农牧优品服务站推广会汇总表(由各分公司商务部填写)

 

农牧优品服务站产品推广会汇总表

 

按月份统计推广会次数

地区

12

1

2

3

4

5

总计

襄县

-

 

-

 

 

 

 

漯河

-

 

 

 

 

 

 

驻马店

 

 

-

 

-

 

 

平顶山

 

 

 

 

 

 

 

淇县

 

 

 

 

 

 

 

辉县

 

 

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